ما هي وثائق الأعمال الرئيسية لشركتك؟

ماهي وثائق الأعمال الرئيسية لشركتك

1. عقد التأسيس 

مواد التأسيس هي وثيقة رسمية تثبت قانونًا وجود شركتك في أي ولاية قضائية. تُعرف مواد التأسيس أيضًا باسم ميثاق الشركة أو  تسجيل الشركة ، وتحتوي على اسم الشركة وعنوان الشارع ووكيل الخدمة. إنه يخدم مجموعة واسعة من الأغراض ، بما في ذلك المزايا الضريبية ، والحماية من الدائنين والاعتراف الرسمي للمستثمرين للتنفس الصعداء. 

2. اتفاقية التشغيل 

اتفاقية التشغيل هي إطار قانوني يحدد الملكية وواجبات الأعضاء لشركتك. تُعرف وثيقة الأعمال هذه ، التي تُعرف باتفاقية المؤسسين ، بشكل أساسي بالعلاقات المالية وعلاقات العمل بين أصحاب الأعمال. يجب أن يحتوي على تفاصيل تتعلق بالملكية والإدارة والأعضاء.  يوصي كل خبير في مجال الأعمال بالاستفادة من هذا المستند عندما يمتلك عدة أشخاص مؤسسة ويديرونها. 

3. عقد العمل 

تعتقد الكثير من الشركات الناشئة أنه ليس من الضروري تمديد عقود العمل للموظفين أو حتى المستقلين. ومع ذلك ، لحماية نفسك ومنع التقاضي ، من المستحسن إنشاء  عقد عمل  لتحديد الحقوق والمسؤوليات بين الأطراف المعنية. ببساطة ، العقد بين صاحب العمل والموظف.  

4. خطاب العرض 

ستقدم الشركة  خطاب عرض  إلى الموظف المحتمل ، مع سرد المصطلحات المهمة لتوظيف الشخص مثل تاريخ البدء والمزايا والواجبات. على الرغم من أنه ليس عقدًا ضمنيًا ، فمن الضروري إعلام المرشح بأنه قد تم اختياره للعمل. 

5. استمارة بيان المسؤولية 

سواء كنت تدير واجهة متجر أو تدير خاصية رقمية ، فمن الضروري في هذا اليوم وهذا العصر الحفاظ على نماذج الإفراج عن المسؤولية لأي شخص يستخدم منتجك أو خدمتك. تتضمن الوثيقة تنازل أحد الطرفين عن حقه في تقديم مطالبة قانونية ضد طرف آخر في حالة حدوث أضرار ، مثل وقوع حادث أو إصابة. هذا يسمح لك بحماية عملك من الاضطرار إلى محاربة دعوى قضائية في المحكمة. 

6. اتفاقية عدم الإفشاء 

سيتفق كل رائد أعمال حقق نجاحًا على أن أهم وثيقة عمل لأي شركة ناشئة هي اتفاقية عدم الإفشاء . هذا عقد قانوني يشمل ما لا يقل عن طرفين يحدد المعلومات السرية والمعرفة والمواد التي لا يمكن للطرفين مشاركتها مع طرف ثالث. يُسمى هذا أيضًا باتفاقية السرية واتفاقية الإفشاء السرية.  لذا ، إذا كان لديك مفهوم تجاري هائل أو منتج مبتكر سيغير العالم ، فإن اتفاقية عدم الإفشاء  تمنع أي شخص داخل شركتك من مشاركة هذه المعلومات مع الآخرين. 

7. نموذج التقرير المالي 

بعد التأسيس الرسمي الخاص بك ، سيُطلب منك نشر التقارير المالية السنوية للحفاظ على شهادتك في ولاياتك القضائية. تحتوي هذه المستندات على ميزانيتك العمومية وبيان الدخل وبيان التدفقات النقدية. إذا كنت ترغب في الحفاظ على علاقة جيدة مع لجنة الشركات في ولايتك أو مقاطعتك ، فلا بد من العمل على نموذج وتقديم تقارير الشركات السنوية الخاصة بك. 

8. رخصة تجارية

بينما تعتمد تراخيص العمل المحددة على نوع النشاط التجاري الذي تديره ، يجب عليك تحديد المستندات التي تحتاجها لضمان حصولك على ترخيص صحيح في مدينتك أو ولايتك أو مقاطعتك. على سبيل المثال ، إذا  اشتريت امتيازًا  وقمت بتشغيل مطعم ، فستحتاج إلى ترخيص المشروبات الكحولية.

9. اللوائح الداخلية 

اللوائح الداخلية للشركات هي مجموعة من القواعد التي تم وضعها ووضعها بمجرد أن يتم تأسيس الأعمال. وهي وثيقة قانونية تحدد هيكلها الإداري الداخلي. وفقًا للمهنيين القانونيين ، فإن أحد الأخطاء الأكثر شيوعًا للأعمال الجديدة هو الفشل في وضع وتنفيذ اللوائح الداخلية المصممة لشركتك. 

10. شروط الخدمة 

بالتأكيد ، وجدت الاستطلاعات أن  معظم المستهلكين لا يقرأون شروط الخدمة . لكن إهمال الجمهور لا ينبغي أن يمنعك من إنشاء قائمة من الشروط والأحكام التي يجب أن يوافق المستخدم على الالتزام بها لاستخدام خدماتك. في الواقع ، عندما تقوم بتجميع شروط الخدمة الخاصة بك ، يجب أن تتضمن إخلاء المسؤولية والمسؤوليات والمسؤوليات لكل من شركتك وعملائك.

11. محضر الاجتماع 

حتى إذا كنت شركة صغيرة ولديها عدد قليل من الموظفين ، فمن المستحسن  الاحتفاظ بمحاضر اجتماعاتك . هذه هي سجلات مكتوبة لاجتماع يحتوي على معلومات تتعلق بعدة أشياء: 
الإجراءات المتفق عليها
الاقتراحات المقبولة أو المرفوضة
نتائج التصويت
مناقشة البنود المؤجلة أو الأعمال الجديدة
تاريخ ووقت الاجتماع التالي

12. مذكرة تفاهم 

إن مذكرة التفاهم  هي إلى حد كبير نسخة رسمية من اتفاق المصافحة أو اتفاق نبيل. تستخدم العديد من الشركات مذكرات تفاهم لإطلاق شراكات رسمية من خلال وصف الاتفاقيات الواسعة بين الأطراف. في الواقع ، في حين أن مذكرة التفاهم ليست ملزمة قانونًا ، إلا أنها تحمل الكثير من الوزن لأنها تنقل رسالة مفادها أنه سيتم إنشاء عقد ملزم قريبًا. 

13. سياسة الخصوصية على الإنترنت 

في الاقتصاد الرقمي اليوم ومع  الاهتمام المفاجئ للجمهور بالخصوصية ، من الأهمية بمكان تقديم أقصى قدر من الشفافية لعملائك وموظفيك. لتحقيق ذلك ، تحتاج إلى فرض سياسة خصوصية مفصلة ومتاحة بسهولة تتضمن عدة عناصر مثل: 
ما هي المعلومات الشخصية التي يتم جمعها؛ 
كيف يتم جمع البيانات والغرض من استخدامها ؛
شرح لكيفية رؤية المستخدمين للمعلومات المجمعة ؛ 
ضمان أن البيانات يتم جمعها بشكل مناسب وتخزينها بأمان وحمايتها في جميع الأوقات ؛
تفاصيل حول ما يمكن للعملاء القيام به إذا لم يتم الوفاء بسياسة الخصوصية.

14. اتفاقية القرض 

بالنسبة للشركات الناشئة والشركات الصغيرة وحتى الشركات الكبيرة ، يلعب الائتمان دورًا أساسيًا في إبقاء أبوابهم مفتوحة ،  وشراء الأعمال  وتوسيع العمليات. سيحدث الإقراض حتمًا في مرحلة ما أثناء التأسيس. هل لديك  اتفاقية قرض ؟  اتفاقية القرض هي وثيقة عمل ملزمة قانونًا بين المقترض والمقرض تنظم أحكام وشروط القرض ، سواء كانت اتفاقية تسهيلات أو قرض رأسمال عامل. يجب أن يتضمن قيمة الضمانات وشروط سعر الفائدة ومدة القرض. 

15. الوكيل المسجل 

الوكيل المسجل هو طرف ثالث محترف في نفس الولاية القضائية مثل الأعمال المدمجة. سيتلقى هذا الشخص خدمة إشعارات العملية وقبول المراسلات من الحكومة وتقديم الوثائق الرسمية. تحدد وثيقة الوكيل المسجل والمنصب الرسمي لشركتك. 

16. اتفاقية المساهمين 

يميل رواد الأعمال إلى ارتكاب خطأ عدم استخدام اتفاقية المساهمين لأنهم يجدونها غير ضرورية لبدء عملهم أو مشروعهم الصغير. ومع ذلك ، تعد اتفاقية المساهمين أمرًا بالغ الأهمية لأنها بمثابة عقد قانوني يتفق عليه جميع المساهمين في الشركة ، وينظم طريقة إدارة الأعمال. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تحمي الشركة من الظروف غير المتوقعة بين المساهمين التي قد تكون ناجمة عن نجاح الشركة. 

17. بيان حقوق الملكية 

ما هي قيمة عملك؟ بيان حقوق المالك هو مستند يسلط الضوء على القيمة الإجمالية لشركتك بمجرد الوفاء بجميع التزامات الشركة. ويوضح تخصيص رأس المال داخل المشروع ومقدار رأس المال الذي استثمره المالك أو المؤسسون. بالإضافة إلى الأرباح التي تحققها الشركة والتي عادة ما يتم إعادة استثمارها في الشركة.

18. الموارد البشرية

إذا كنت توظف حتى عدد قليل من الأشخاص ، فأنت بحاجة إلى  وثائق الموارد البشرية اللازمة . بينما تطرقنا إلى عقود العمل واللوائح الداخلية ، من الضروري أيضًا تقديم إرشادات مكان العمل المتعلقة  بمراجعات الأداء وسلوك الموظفين ووصف الوظائف. يجب أن يكون تنسيق كتيبات الشركات هذه تقنية وقانونية وسهلة الفهم. خلاف ذلك ، لن يزعج العديد من العمال لقراءة الدليل.

19. تقارير الأعمال

كما ذكرنا سابقًا ، تحتاج إلى إعداد تقارير مالية سنوية. ولكنك تحتاج أيضًا إلى  إعداد تقارير الأعمال معًا  لأنها ضرورية لإدارة داخلية ناجحة. تدرس هذه التقارير أرقام المبيعات والامتثال للسلامة وخطط التسويق ودراسات الحالة ودراسات الجدوى. ما يجعل هذا فعالًا هو أن مؤسستك يمكنها أيضًا جذب مستثمرين جدد نظرًا لأنك ستقوم بتضمين تفاصيل حميمة.   كل شركة - كبيرة أو صغيرة - مطلوبة للحصول على مجموعة كاملة من المستندات وإكمالها وتقديمها. قد يكون الأمر أكثر صعوبة بالنسبة لشركتك إذا امتنعت عن العمل على هذه الأوراق ، بغض النظر عن مدى عدم أهميتها.  ومع ذلك ، هناك العديد من الموارد المتاحة في ولايتك أو مقاطعتك والتي يمكن أن ترشدك إلى كنز من المستندات ، من شهادة التسجيل إلى العديد من أنواع العقود. تريد إنجاز ذلك بأسرع ما يمكن حتى تتمكن من التركيز على ما تفعله على أفضل وجه: الابتكار ، وتلبية طلب العملاء ، وتنمية شركتك.

اقرأ ايضا: أعلى وسطاء التأمين الكسب في العالم