افضل طرق لتحسين مهارات ادارة وقتك بسهولة
افضل طرق لتحسين مهارات ادارة وقتك بسهولة
هل تجد نفسك في كثير من الأحيان تشعر بالضغط في العمل وتتمنى فقط ساعات أطول في اليوم؟ هل تجد نفسك في وضع علامة على مهمة واحدة من قائمتك ، فقط لتنتهي بإضافة خمس مهام أخرى إلى كومة المهام التي لا تنتهي أبدًا؟ إذا كنت تستطيع الارتباط ، فقد وصلت إلى المكان الصحيح. في بيئة العمل سريعة الخطى اليوم ، من السهل الحصول على ثلج تحت أعباء العمل المتراكمة ، دون وجود ضوء في نهاية النفق. هذا هو المكان الذي تلعب فيه مهارات إدارة الوقت الفعالة ، ولهذا السبب أنشأنا قائمة النصائح هذه لمساعدتك على العمل بشكل أكثر إنتاجية وكفاءة. كما يقول المثل القديم: اعمل بذكاء وليس بجد. إليك كيفية تحسين مهارات إدارة الوقت الخاصة بك!
- 1. امسح الفوضى
مع كل تلك الأكوام الشاهقة من الورق ، فإن العثور على أي شيء سيكون معجزة. حان الوقت للتخلص من الفوضى من خلال تنظيم مكتبك وترتيبه - وإعادة اكتشاف ما يبدو عليه المكتب المنظم في هذه العملية. سيؤدي ذلك إلى تجنب تشتيت انتباهك بسهولة من حولك ويساعدك بالفعل على بدء العمل. كما أنه سيقضي على الوقت اللازم للبحث عن وثائق مهمة في غير محلها. لتحقيق ذلك ، ستكون الفكرة الجيدة هي إنشاء نظام تسجيل لنفسك أو جدول بيانات مع جميع مشاريعك الجارية والمعلقة.
- 2. اكتبها
معظمنا مذنب في الإفراط في التفكير بشكل كبير ، ويبدو أنه يحدث دائمًا عندما نحاول التركيز على شيء واحد بسيط. على سبيل المثال ، يمكنك العمل على تقرير الميزانية عندما تبدأ فجأة في التفكير في ما يجب عليك طهيه للعشاء أو كيفية البدء في تجميع العرض التقديمي معًا. أفضل شيء يمكنك القيام به هو كتابة هذه الأفكار في يومياتك - سيساعدك ذلك على `` تفريغ '' المعلومات من دماغك والعودة إلى عملك ، مما يعمل على تحسين كفاءة عملك بشكل فعال في هذه العملية.
- 3. إنشاء قائمة مهام
ابدأ أسبوعك من خلال إنشاء قائمة بجميع العناصر التي تحتاج إلى إنجازها بعد ظهر الجمعة. سيساعدك هذا في إنشاء خطة عمل لكل يوم ، مما يتيح الوقت لأي تغييرات في اللحظات الأخيرة أو حالات الطوارئ.
- 4. إعطاء الأولوية
يجد الكثير من الناس أنفسهم يعانون من أعباء عملهم عندما يفشلون في تحديد أولويات المهام. من المهم تحديد الأولوية القصوى والتعامل مع هذه المهام أولاً. قد ترغب في التفكير في استخدام نظام الأرقام أو الألوان لتتبع كل شيء.
- 5. إنشاء جدول
الآن بعد أن أصبحت خبيرًا في عمل قوائم المهام ، فقد حان الوقت لبدء وضع علامة على العناصر. طريقة رائعة للقيام بذلك هي منح نفسك وقتًا مخصصًا لإكمال كل عنصر وإنشاء جدول زمني بشكل عام لمساعدتك في متابعة الأمور. قد ترغب أيضًا في التفكير في تعيين تذكير لنفسك قبل 15 دقيقة من موعد المهمة التي ستظهر على شاشة الكمبيوتر.
- 6. تقسيم المهام
من الصعب حقًا معالجة بعض المهام بشكل مباشر ، لذلك غالبًا ما نضعها على نار هادئة ونهملها. إذا وجدت نفسك تفعل هذا ، فلماذا لا تفكر في تقسيم المهمة إلى مهام صغيرة؟ (تذكر إكمال مشروع واحد قبل الانتقال إلى المشروع التالي!)
- 7. خطة للانقطاعات
دعونا نواجه الأمر: لا تسير الأمور دائمًا في التخطيط ، خاصة عندما تعمل في بيئة أو صناعة مزدحمة ، حيث يمكن لمشاريع أو مشاكل اللحظة الأخيرة أن تخرج من الأعمال الخشبية. تأكد من مراعاة الوقت في يومك لمثل هذه المقاطعات ، مثل الاجتماعات في وقت متأخر من الليل أو مكالمات العملاء الطويلة.
- 8. شاشة مكالمات الهاتف
لن تتوافق بعض أماكن العمل مع هذا ، ولكن إذا كنت مشغولاً للغاية وتعمل على مهلة زمنية ضيقة لمشروع مهم ، فإن آخر شيء تحتاجه هو أن يتصل بك عميلك المفضل (ولكن الشطي للغاية) ويزعج يومك . في هذه الحالة ، حاول فحص مكالماتك لحالات الطوارئ ولا تتحقق من رسائل البريد الصوتي الخاصة بك إلا بعد تحديد المهمة في متناول اليد من قائمتك.
- 9. تجنب تعدد المهام
يعتقد بعض العمال وحتى الرؤساء أن تعدد المهام هو طريقة فعالة لإنجاز الأمور ، ولكن في الواقع ، فإنه يقسم انتباهك عبر مجموعة من الأشياء المختلفة. غالبًا ما يؤدي ذلك إلى أخطاء غير مبالية والمزيد من الوقت الذي يقضيه في القفز من وظيفة إلى أخرى ، محاولًا تذكر ما أكملته بالفعل.
- 10. خذ فترات راحة
على الرغم من أنك قد تعتقد أنك نينجا عمل يمكن أن يمر به لمدة ثماني ساعات دون أخذ استراحة من شاشة الكمبيوتر ، فإنك تنسى أنه ، سواء أعجبك ذلك أم لا ، فإن قدرتك على التركيز ستعاني. كان هناك ثروة من البحث في هذا الموضوع ، وكلها توصلت إلى نفس الاستنتاج: أخذ فترات راحة متكررة في العمل أمر جيد بالنسبة لك ، بينما ستلاحظ أيضًا زيادة في القدرة على التحمل وانخفاضًا في الأوجاع والآلام.
- 11. تحديد الأهداف الشخصية
من خلال إعطاء أهداف شخصية لنفسك ، ستصبح أكثر كفاءة وستطور مهارات أفضل لإدارة الوقت. يمكن تحقيق ذلك عن طريق تحديد مواعيد نهائية لنفسك أو مهام إضافية لإكمالها لإثبات قيمتك في الشركة وكيف تستحق الترويج التالي. مهما كان الأمر ، ستشعر بالرضا بمجرد الوصول إلى هدفك.
- 12. تعلم أن تقول "لا"
أحد الأمثلة على سوء إدارة الوقت هو قول "نعم" لكل شيء ، حتى عندما تعلم أنه لا يمكنك إكمال المهام الإضافية في ساعات العمل العادية. إذا وجدت نفسك تفعل ذلك وتظل متأخرًا كل يوم لإنهاء عملك ، فمن المهم أن تتعلم البدء بقول "لا" في بعض الأحيان. وإلا ، فسوف ينتهي بك الأمر إلى تعريض جودة عملك للخطر.
- 13. كافئ نفسك
عندما تُنجز شيئًا كبيرًا ، فلماذا لا تحتفل به من خلال تقديم وجبة غداء لطيفة ، أو فنجان من القهوة أو حتى مشروب صفيق مع زملائك بعد العمل. لا تستغلها وتفعل ذلك كل يوم لكل شيء صغير ، لأنك ستقضي وقتًا أطول في الاحتفال أكثر من إكمال مهامك بالفعل. تذكر: كل شيء باعتدال!
- 14. احصل على بعض المساعدة التقنية
إذا كنت مهووسًا بالتكنولوجيا ، فلماذا لا تحصل على بعض المساعدة من بعض التطبيقات الموثوقة؟ هناك مجموعة متنوعة من تطبيقات إدارة الوقت التي يمكن أن تساعد في تعزيز الإنتاجية والتأكد من أنك تفعل ما يجب القيام به.
- 15. لا تتوقف عن التعلم
من السهل الالتزام بما تعرفه لأنك تعلم أنه يعمل بالفعل ، ولكن لا يجب أن تمنع نفسك من تعلم أشياء جديدة. قد يعطيك مديرك النصيحة حول كيفية إدارة وقتك بشكل أفضل ؛ لا تتجاهل هذه البصيرة القيمة! من تعرف؟ قد يكونون قادرين على تقديم بعض النصائح القوية التي يمكنك بدورها تمريرها إلى زملائك!
لن يحدث تطوير مهارات رائعة لإدارة الوقت بين عشية وضحاها ، ولكن إذا واصلت ممارسة هذه النصائح ، فستستمتع بيوم عمل أكثر فعالية وخالية من الإجهاد.